NOTICE D’INFORMATION
Version Octobre 2019
(relative aux traitements de données personnelles effectués dans le cadre de l’utilisation de l’outil de recrutement de Talentfinder Profile Group)
- Objet
La présente notice a pour objet de vous informer en tant que candidat et utilisateur de la solution Saas Talenfinder exploitée par Profile Group, des conditions de Traitement de vos Données à caractère personnel par Sodexo Pass Belgium SA (ci-après « Sodexo »).
- Catégories de Données à caractère personnel traitées
SODEXO peut être amené à collecter les catégories de données à caractère personnel suivantes :
- Informations relatives à votre état civil et à votre identité, en ce compris notamment votre nom, prénom, image, photo, adresse personnelle, adresse e-mail, numéro de téléphone personnel, titre de séjour, permis de travail (si nécessaire), date de naissance, sexe, etc.
- Informations relatives à votre situation familiale : statut familial et marital, etc.
- Informations relatives à vos diplômes ou certificats : CV, informations relatives à votre parcours scolaire, distinctions, diplômes, certificats, attestations, langues pratiquées, etc.
- Descriptions psychiques telle que la personnalité au travers d’un test psychotechnique
- Informations relatives à votre vie professionnelle: expériences professionnelles, informations concernant l’emploi actuel, la fin de l’emploi, votre carrière etc.
- Informations relatives au processus de recrutement : attentes salariales, etc.
- Informations relatives à vos données de connexion et à la sécurité : adresse IP ; données de connexion, cookies, nom d’utilisateur, mot de passe etc.
- Collecte des données
Les données à caractère personnel sont collectées de diverses manières :
- Envoi d’une candidature
Sodexo traite l’ensemble des données que les candidats transmettent lorsqu’ils remplissent un formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée. Pour compléter ces formulaires d’inscription, les candidats sont invités à communiquer leurs données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email) ainsi qu’à transmettre un CV.
Après avoir transmis ces données à Sodexo, les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, se connecter à leur profil personnel et sécurisé afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter leur profil en mentionnant d’autres données nécessaires aux finalités qui sont exposées ci-après: expériences professionnelles, formation, langues maîtrisées, salaire souhaité, photo, etc.
2.Entretien téléphonique et/ou vidéo
Lorsqu’un candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il accepte explicitement que Sodexo utilise ces données
pour le contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir ou donner davantage d’informations.
3.Entretien de recrutement
Lorsqu’un candidat accepte de passer un entretien avec Sodexo, il accepte explicitement que Sodexo utilise ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, notamment par le biais de tests psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Ce qui précède implique notamment que Sodexo prenne le cas échéant contact avec les entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat.
- Finalités du traitement
Ces données sont traitées par Sodexo pour procéder au recrutement de nouveaux collaborateurs ainsi que gérer les demandes de mobilité interne du personnel de Sodexo.
Ceci implique :
- La collecte de données via un formulaire d’inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des questionnaires de personnalités, etc.
- La sauvegarde de ces données ;
- La consultation de ces données ;
- La vérification et l’analyse de ces données ;
- La production de statistiques, d’études de marché, … ayant pour but d’améliorer l’expérience des candidats ;
- La communication proactive de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre aux attentes professionnelles exprimées par les candidats lorsqu’ils ont complété un formulaire d’inscription et/ou leur profil.
- Base juridique du Traitement des Données à caractère personnel
Dans le cadre des finalités de traitement énumérées ci-dessus, Sodexo traite vos données à caractère personnel en conformité avec les bases juridiques suivantes :
- l’intérêt légitime du recrutement & de la mobilité du personnel ;
- l’exécution de la relation (pré-)contractuelle;
- pour répondre aux obligations légales et réglementaires de Sodexo.
- Partage des données
Les données des candidats ne sont partagées qu’avec :
- Les membres du personnel de Sodexo qui sont autorisés à en avoir connaissance de par leur fonction dans le cadre des Finalités de Traitement énumérées ci-dessus
- Les sous-traitants de Sodexo (par exemple l’hébergeur informatique ou le fournisseur de l’outil de recrutement) dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions ou dans les cas prévus par la loi ;
- Les autorités publiques dans les cas prévus par la loi.
- Sécurité des Données
Sodexo a mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les données à caractère personnel de la destruction, de la perte, de l'altération, de la divulgation non autorisée ou de l'accès non autorisé, de manière accidentelle ou illicite.
- Durée de conservation des données
Lorsqu’un candidat remplit un formulaire d’inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par Sodexo.
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement du candidat concerné pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) il a manifesté un intérêt et pendant 12 mois après la fin de la ou des procédure(s) de sélection correspondante(s), ce qui permet à Sodexo durant ce laps de temps de gérer le suivi administratif et juridique de cette candidature mais également de soumettre au candidat de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre à ses attentes professionnelles. Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps encore si ce suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.
- Vos droits
Les candidats, en se connectant à leur profil personnel, ont à tout moment le droit d’accéder à leurs
données personnelles, de les éditer, de les corriger et de les supprimer.
Moyennant l’envoi d’une demande (y compris sous format électronique) datée et signée, adressée par
email à HR.SPB.privacy@sodexo.com ou par courrier ordinaire et la justification de son identité, chaque candidat peut obtenir de Sodexo une copie (y compris sous format électronique) gratuite des données à caractère personnel le concernant, ainsi que, le cas échéant, la rectification ou l’effacement des données qui ne seraient pas exactes ou complètes, ou la limitation de leur traitement.
Chaque candidat bénéficie également du droit à la portabilité de ses données.
Vous pouvez nous demander de vous fournir vos Données à caractère personnel dans un format structuré, communément utilisé, lisible par une machine, ou vous pouvez demander à ce qu’elles soient « portées » directement à un autre responsable du traitement à conditions que :
(i) le traitement soit fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous ; et
(ii) qu’il soit réalisé par des moyens automatisés.
Si vous avez une plainte en ce qui concerne la protection de vos Données personnelles, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de
- Sodexo : HR.SPB.privacy@sodexo.com
- l’Autorité de Protection des Données : contact@apd-gba.be ou rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles
- Protection des données
Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center aux Pays-Bas.
Le fournisseur de l’outil de recrutement prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.
La législation relative à la vie privée étant parfois adaptée et améliorée, le présent document est également susceptible d’être modifié. Sodexo conseille dès lors de le consulter régulièrement et veillera à ce que les éventuels changements, modifications ou adaptations soient clairement notifiés.