Informatienota
Versie Oktober 2019
(met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens uitgevoerd in verband met het gebruik van de Talentfinder Profile Group recruitment tool)
- Doel
Het doel van huidig beleid is u als kandidaat en gebruiker van de tool Saas Talenfinder uitgebaat door Profile Group, te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens door Sodexo Pass Belgium NV.
2.Categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt
SODEXO kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen:
- Informatie over uw burgerlijk stand en identiteit, met begrip van onder andere uw naam, voornaam, afbeelding, foto, privéadres, e-mailadres, privételefoonnummer, verblijfsvergunning, arbeidsvergunning (indien nodig), geboortedatum, geslacht enz.
- Informatie over uw gezinstoestand: gezinstoestand en burgerlijke stand enz.
- Informatie over uw diploma’s of certificaten: CV, informatie over uw opleiding, onderscheidingen, diploma’s, certificaten, attesten, talenkennis enz.
- Psychische beschrijving zoals persoonlijkheid d.m.v. een psychotechnische test
- Informatie over uw beroepsleven: professionele ervaring, informatie betreffende de huidige baan, het einde van de betrekking, uw loopbaan, enz.
- Informatie met betrekking tot het aanwervingsproces: salarisverwachtingen, enz.
- Informatie over uw inloggegevens en veiligheid: IP-adres; inloggegevens, cookies, gebruikersnaam, wachtwoord enz
3.Verzameling gegevens
Uw persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld.
Sturen van een kandidatuur
Sodexo verwerkt alle gegevens die de kandidaten doorgeven wanneer ze een inschrijvingsformulier invullen, ofwel als reactie op een vacature, ofwel als spontane sollicitatie.
Om deze inschrijvingsformulieren in te vullen worden de kandidaten verzocht hun contactgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) en een CV door te geven.
Eens de kandidaten deze gegevens aan Sodexo hebben doorgegeven, kunnen ze zich indien gewenst inloggen op hun persoonlijke en beveiligde profiel om de doorgegeven gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met bijkomende gegevens m.b.t. de hierna uiteengezette doeleinden: professionele ervaring, opleiding, beheerste talen, gewenste salaris, foto enz.
Telefonisch en/of videogesprek
Wanneer kandidaten beslissen om de voorgenoemde gegevens te verschaffen via een inschrijvingsformulier en/of via een spontane sollicitatie, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Sodexo deze gegevens gebruikt om hen per telefoon en/of per mail te contacteren om bijkomende informatie te verkrijgen of te geven.
Sollicitatiegesprek
Wanneer de kandidaten een gesprek bij Sodexo aanvaarden, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Sodexo hun persoonsgegevens gebruikt om hen op dit gesprek uit te nodigen, om hen tijdens dit gesprek te evalueren, met name door middel van psychotechnische tests en om de verschafte referenties en informatie te controleren. Het voorafgaande impliceert o.a. dat Sodexo contact opneemt met de bedrijven en/of instellingen aangegeven door de kandidaat.
4.Doel van de gegevensverwerking
Deze informatie wordt door Sodexo verwerkt om nieuwe werknemers aan te werven en om interne mobiliteitsverzoeken voor Sodexo-medewerkers te beheren.
Dit houdt in:
- Het inzamelen van gegevens via een inschrijvingsformulier of een spontane sollicitatie, het persoonlijke profiel van de kandidaat, een telefonisch of videogesprek, een rechtstreeks gesprek, psychotechnische tests, persoonlijkheidsvragenlijsten enz.
- De bewaring van deze gegevens;
- De raadpleging van deze gegevens;
- De verificatie en de analyse van deze gegevens;
- Het produceren van statistieken, marktonderzoeken... teneinde de ervaring van de kandidaat te verbeteren;
- Proactieve communicatie over nieuwe vacatures die overeenkomen met de professionele verwachtingen aangegeven door de kandidaten in het inschrijvingsformulier en/of op hun profie
5.Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
In het kader van de hierboven vermelde verwerkingsdoeleinden verwerkt Sodexo uw persoonsgegevens in overeenstemming met de volgende rechtsgrondslagen:
- het legitieme belang van de aanwerving en mobiliteit van personeel;
- de uitvoering van de (pre-)contractuele relatie;
- om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen van Sodexo.
6.Het delen van persoonlijke gegevens
De gegevens van de kandidaten worden enkel gedeeld met:
- De personeelsleden van Sodexo die bevoegd zijn om hiervan kennis te nemen door hun functie in verband met de hierboven vermelde verwerkingsdoeleinden.
- De onderaannemers van Sodexo (bijvoorbeeld de hostingprovider of de aanbieder van de wervingstool) voor zover het nodig is voor de uitvoering van hun taken of indien de wet dit vereist.
- Overheidsinstanties indien de wet dit vereist
7.Beveiliging van de gegevens
Sodexo heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, niet-toegelaten verspreiding of niet toegelaten toegang
8.Bewaartermijn persoonlijke gegevens
Wanneer de kandidaten een inschrijvingsformulier invullen, een spontane sollicitatie sturen en/of hun persoonlijke profiel invullen, stemmen ze uitdrukkelijk in dat hun gegevens in een database beheerd door Sodexo bewaard worden.
De gegevens worden zolang bewaard als nodig is voor het wervingsproces van de betreffende kandidaat, voor de bestaande vacatures waarvoor hij/zij belangstelling heeft getoond en tijdens 12 maanden na het einde van het bijbehorende selectieproces, waarmee Sodexo tijdens deze periode de administratieve en juridische opvolging van deze aanvraag kan beheren, maar ook om de kandidaat nieuwe vacatures aan te bieden die kunnen voldoen aan zijn/haar professionele verwachtingen. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de gegevens echter langer worden bewaard als een administratieve en wettelijke monitoring vereist dat deze langer wordt bewaard.
9.Uw rechten
Kandidaten hebben, door zich in te loggen op hun persoonlijke profiel, op elk moment het recht op inzage, bezwaar en wissing.
Door het sturen van een verzoek (ook in elektronische vorm), gedateerd en ondertekend, geadresseerd per email naar HR.SPB.privacy@sodexo.com of per gewone post en het verstrekken van een identiteitsbewijs, kan elke kandidaat bij Sodexo gratis een kopie (ook in elektronische vorm) krijgen van zijn persoonsgegevens, evenals, in voorkomend geval, de correctie of verwijdering van niet correcte of volledige gegevens, of de beperking van de verwerking ervan.
Elke kandidaat heeft ook recht op overdraagbaarheid van zijn gegevens.
U kunt ons vragen om uw Persoonsgegevens te verstrekken in een gestructureerd, algemeen gebruikt, machinaal leesbaar formaat, of u kunt verzoeken om ze rechtstreeks over te dragen naar een andere verantwoordelijke voor de verwerking, op voorwaarde dat :
(i) de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of de uitvoering van een contract met u; en
- ii) dat het wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde middelen.
Indien u een klacht hebt in verband met de bescherming van uw persoonsgegevens hebt u het recht een klacht in te dienen bij
- Sodexo: HR.SPB.privacy@sodexo.com
- de Gegevensbeschermingsautoriteit(contact@apd-gba.be, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel)
10.Bescherming van uw gegevens
De persoonsgegevens van de kandidaten worden in België verwerkt en in een datacenter in Nederland opgeslagen.
De aanbieder van de wervingstool neemt alle gepaste technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de kandidaten te beschermen, in het bijzonder tegen bewerking en toegang door onbevoegden, en doet alle mogelijke moeite om ervoor te zorgen dat deze maatregelen zo up-to-date mogelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige kennis, de implementatiekosten en de aard, het bereik, de context en het doel van het gebruik van de gegevens en de risico’s voor de kandidaten.
Gezien de wet betreffende de persoonlijke levenssfeer soms aangepast en verbeterd wordt, kan het huidige document ook aangepast worden. Sodexo raadt u daarom aan om het regelmatig te raadplegen en zal ervoor zorgen dat de eventuele wijzigingen of aanpassingen duidelijk aangegeven worden.